Een geavanceerd vergadersysteem met talloze mogelijkheden

De gemeente Den Helder beschikt sinds begin dit jaar over een nieuw draadloos systeem voor de raads- en commissievergaderingen. In drie ruimtes installeerde dB audiovisueel diverse geavanceerde audiovisuele middelen. Vergaderen, stemmen, live-uitzenden en achteraf terugkijken van vergaderingen: het is allemaal mogelijk met de nieuwe apparatuur. En de bediening? ‘Daar heb je geen hogere wiskunde voor nodig.’

Zowel in de raadszaal, de trouwzaal als de Plaza – de ruimte waar de gemeentelijke balies zich bevinden – wilde de gemeente Den Helder nieuwe audiovisuele middelen inzetten. In de raadszaal vinden met name raads- en commissievergaderingen plaats. De trouwzaal wordt niet alleen gebruikt voor huwelijksvoltrekkingen, maar ook voor commissievergaderingen. En ook in de Plaza worden geregeld commissievergaderingen gehouden.

Steeds vaker samenwerken

‘Een jaar of tien geleden kwamen wij voor het eerst in contact met dB audiovisueel,’ vertelt Marco Bakker, die als systeembeheerder bij de gemeente Den Helder onder meer verantwoordelijk is voor de audio- en videoapparatuur. ‘We hadden toen net een nieuw vergadersysteem waarbij een aantal problemen waren ontstaan. Die heeft dB uitstekend voor ons opgelost. Gaandeweg zijn we steeds vaker met hen gaan samenwerken.’

‘Onze oude vergaderapparatuur was nu dus al zo’n tien jaar oud en inmiddels aan vervanging toe,’ vervolgt hij. De gemeente was daarbij niet alleen op zoek naar een modern draadloos vergadersysteem, maar wilde ook graag mogelijkheden voor draadloos aanmelden, digitaal stemmen en een betere beeldkwaliteit.

Nieuwe mogelijkheden

Die mogelijkheden biedt het nieuwe systeem allemaal, vertelt Henk-Jan Faber van dB audiovisueel. ‘Met het nieuwe systeem zijn de stemresultaten direct zichtbaar op de schermen. Daarnaast hebben we digitale bekabeling aangelegd, waardoor de resolutie van de beelden sterk omhoog is gegaan.’ Het nieuwe systeem is uitgerust met een HD-camerasysteem. En voor een optimale beeldweergave leverde dB audiovisueel een flink aantal beeldschermen van 100 inch. ‘Grote displays met een diagonaal van ruim 2 meter 50,’ licht Henk-Jan toe. ‘Op deze schermen kunnen camerabeelden weergegeven worden, maar ze zijn ook geschikt voor presentaties.’

‘Alle raadsleden, wethouders en voorzitter beschikken over een pasje,’ vervolgt Henk-Jan. ‘Wanneer ze dat bij de vergaderpost houden, registreert het systeem wie waar zit. Als vervolgens iemand spreekt, verschijnt zijn of haar naam, de partijnaam en het partijlogo door middel van tekst-overlay automatisch in beeld.’ Ook is het mogelijk om een spreektijd in te stellen en deze in beeld te brengen. Daarbij kan men ervoor kiezen om de spreektijd alleen te tonen op het scherm van de griffier, of voor weergave op het grote scherm zodat deze voor alle deelnemers zichtbaar is.

Uitzendingen via internet en tv

Geïnteresseerden kunnen bovendien vanuit huis alle vergaderingen bijwonen, zowel via internet als op tv. Henk-Jan: ‘We hebben een koppeling gemaakt met de lokale omroep, die de vergaderingen uitzendt op televisie. Daarnaast is het is ook mogelijk om via de website van de gemeente live mee te kijken.’ Ook achteraf kunnen vergaderingen nog worden bekeken, via het online archief waarin alle vergaderingen worden opgeslagen. ‘Daarbij kun je zelfs zoeken op agendapunt,’ zegt Henk-Jan, ‘zodat het niet nodig is om een hele vergadering terug te kijken, maar alleen een bepaald onderwerp dat voor jou interessant is.’

Ten slotte maakt het nieuwe systeem ook draadloos presenteren mogelijk. ‘Gebruikers kunnen met hun tablet of laptop draadloos verbinding maken, waar ze ook zitten, en hun presentaties op het grote scherm weergeven,’ aldus Henk-Jan.

Uitermate gebruiksvriendelijk

Inmiddels is de nieuwe apparatuur een aantal maanden in gebruik. ‘In het begin was het wel even wennen,’ zegt Marco Bakker. ‘Vroeger moest je gewoon een knop indrukken en kon je vervolgens gaan spreken. Nu werken we met pasjes en we merken dat mensen bij elke raadsvergadering toch weer even moeten nadenken hoe dat aan- en afmelden ook al weer precies werkt. Maar we hebben begrepen dat er binnenkort een update komt, waardoor het allemaal wat makkelijker moet worden. Dat is dan ook meteen het enige minpuntje dat we hebben ondervonden, want verder is de apparatuur uitermate gebruiksvriendelijk.’
Hij vervolgt: ‘Op het bedieningsconsole staan een paar simpele icoontjes die helemaal voor zich spreken. Daar heb je geen hogere wiskunde voor nodig. Bovendien kunnen alle griffiemedewerkers het systeem ook met hun iPad bedienen. Daardoor kunnen ze overal in de zaal plaatsnemen, wat natuurlijk erg praktisch is.’

Flexibel

De gemeente Den Helder heeft ook deze samenwerking met dB audiovisueel weer als erg prettig ervaren, zegt Marco. ‘Omdat het om een vrij ingrijpende renovatie ging – de oude apparatuur moest eruit, de nieuwe erin, wat alles bij elkaar zo’n drie weken in beslag nam – wilden wij de werkzaamheden graag tijdens het kerstreces laten uitvoeren. Dat was voor dB geen enkel probleem. Ze hebben zich zeer flexibel opgesteld en bleven ook tijdens de uitvoering steeds met ons meedenken.’

Ook wanneer er achteraf iets was, werd dat prima opgepakt, vindt hij. ‘Kleine issues werden vaak de volgende dag al opgelost, en soms zelfs al dezelfde dag. Daar deden ze nooit moeilijk over, het behoort gewoon tot hun normale service. Voor dB ben je nog een échte klant. Hun dienstverlening is van topkwaliteit en ze komen altijd met een oplossing die bij je past.’

Deel dit bericht