Een videoconferencingsysteem op maat zonder technische poespas

Een videoconferencingsysteem op maat zonder technische poespas

Voor de afdeling Radiologie van het Medisch Centrum Leeuwarden heeft dB audiovisueel een op maat gemaakt videoconferencingsysteem geïmplementeerd. Zorgprofessionals kunnen met het systeem op eenvoudige wijze multidisciplinair overleg plegen, zonder dat ze zich hoeven te bekommeren om de techniek.

Het Medisch Centrum Leeuwarden is een van de grootste ziekenhuizen van Nederland. Het ligt in het zuiden van Leeuwarden en heeft een regionale functie voor de provincie Friesland. Begin 2018 heeft dB audiovisueel een videoconferencingsysteem geïmplementeerd in de zogenaamde ‘demoruimte’ op de afdeling Radiologie. In deze ruimte vindt multidisciplinair overleg (MDO) plaats tussen zorgverleners van het MCL, maar ook met artsen van andere ziekenhuizen.

Veranderende eisen

De ruimte voldeed al een tijd niet meer aan de eisen van het MCL, vertelt Haaije Bruinsma, Staffunctionaris Medische Beeldvormende Technieken. “Tijdens zo’n MDO tonen de artsen elkaar veelal röntgenonderzoeken. Voorheen deden ze dat door gebruik te maken van hoge resolutie-beamers, waarbij de beelden op de wand werden geprojecteerd. De beamers stonden gericht op een van de korte wanden. Maar omdat de ruimte ongeveer 6 bij 10 meter groot is, zaten sommige mensen vrij ver van de beelden af. Bovendien was de wand met drie van die grote projectieschermen helemaal vol.” Toen er in de loop van de tijd steeds vaker gebruikgemaakt werd van videoconferencing, werd het probleem nog groter. Bruinsma: “De enige mogelijkheid was namelijk om het videoscherm achter een van de projectieschermen te hangen. Maar dan moest je eerst het projectiescherm oprollen.” Een hoop gedoe dus, en bovendien was het daardoor onmogelijk om gelijktijdig röntgenbeelden te laten zien en videoconferencing toe te passen.

Functioneel prettiger

“We liepen dus tegen een aantal beperkingen aan,” concludeert Bruinsma. “En ook de leeftijd van de systemen ging een rol spelen. Daarom besloten we de ruimte opnieuw in te richten en deze tegelijkertijd functioneel prettiger te maken. We zijn op zoek gegaan naar een firma die ons daarbij kon helpen. dB audiovisueel was een van de bedrijven die we daarvoor hebben uitgenodigd en zij kwamen met het beste plan.”

90 graden draaien

Waaruit bestond dat plan precies? Bruinsma: “Allereerst stelde dB audiovisueel voor om de opstelling in de ruimte 90 graden te draaien. De schermen op de lange wand dus, in plaats van op de korte. Bij beamers heb je afstand nodig om de beelden te projecteren, maar bij schermen is dat natuurlijk niet zo. En omdat we nu met drie grote 75-inch beeldschermen naast elkaar werken, is het ook veel makkelijker om daar de lange wand voor te gebruiken. Daarbij komt dat je dezelfde schermen ook kunt gebruiken bij de videoconferencing. Wanneer je één van de drie schermen daarvoor reserveert, heb je nog steeds twee schermen over om de beelden aan het publiek in de zaal te presenteren.”

Kwaliteit

Het nieuwe systeem moest aan een aantal voorwaarden voldoen. Wat waren de belangrijkste? “Ten eerste moest de resolutie van de schermen hoog genoeg zijn,” antwoordt Bruinsma. “Deze schermen zijn niet bedoeld voor een echt klinische beoordeling, daarvoor is een nóg hogere resolutie nodig, maar artsen moeten wel duidelijk aan elkaar kunnen laten zien welke afwijking ze bij een patiënt hebben aangetroffen. Met de 4K-schermen die door dB audiovisueel zijn geplaatst, is dat heel goed belegd.” Een andere voorwaarde was bedrijfszekerheid. “Zo’n systeem moet het gewoon doen. Daar moet je van op aan kunnen,” benadrukt Bruinsma.

Gebruiksvriendelijkheid

Daarnaast was het gebruiksgemak een belangrijk vereiste. Bruinsma: “In zo’n ruimte werken verschillende mensen, dus de bediening moet heel eenvoudig zijn. Artsen hebben een drukke agenda. Ze moeten direct hun werk kunnen doen, zonder gehinderd te worden door allerlei technische details. dB heeft dat gerealiseerd door een touchpaneel te plaatsen dat erg simpel werkt.” Richard Herman, Senior System Programmer bij dB audiovisueel, is als technicus betrokken geweest bij het project. Hij legt uit: “Wanneer zo’n systeem te uitgebreid is, wordt het algauw irritant voor de gebruiker. Maar als het te weinig functionaliteit bevat, is dat óók hinderlijk. Voor ons is het de kunst om daar bij het programmeren rekening mee te houden. Omdat we dit soort systemen ook voor een aantal andere ziekenhuizen hebben gebouwd, weten we goed wat er speelt en waar men behoefte aan heeft.”

Overzichtelijk

De techniek van zo’n systeem is vaak best wel indrukwekkend, zegt Richard Herman. “Bij het MCL staat een apparatuurkast van zo’n anderhalve meter hoog die vol zit met computers, elektronische schakelaars en besturingssystemen. Maar als gebruiker hoef je daar geen kennis van te hebben. Voor de bediening van het systeem hebben wij een touchpaneel gebouwd met zo min mogelijk knoppen. Zo blijft het voor de gebruiker overzichtelijk.” Na het opstarten van het systeem zijn er twee opties. “Een presentatie houden of overleg plegen met een ander ziekenhuis. Wanneer je kiest voor een presentatie, kun je vervolgens aangeven welke informatie er op de drie beeldschermen getoond wordt. Wanneer er overleg plaats moet vinden met een arts in ander ziekenhuis, dan is dat ook heel eenvoudig. Het bedieningspaneel bevat bijvoorbeeld een geïntegreerd telefoonboek met een aantal voorgeprogrammeerde telefoonnummers van overlegpartners met wie het ziekenhuis regelmatig communiceert. Als gebruiker hoef je alleen nog maar de juiste contactpersoon te selecteren.”

Een videoconferencingsysteem op maat zonder technische poespasEen videoconferencingsysteem op maat zonder technische poespas
Een videoconferencingsysteem op maat zonder technische poespasEen videoconferencingsysteem op maat zonder technische poespas

Vóór de installatie

Aan de installatie van een dergelijk systeem gaat een uitvoerige ontwerp- en programmeerfase vooraf. Daarvoor worden uiteraard ook de wensen van de klant in kaart gebracht, zodat het systeem daar optimaal op aansluit. Richard Herman: “Voor het MCL hebben we de apparatuurkast van tevoren bij ons op de zaak zoveel mogelijk klaargemaakt. De bedrading en stopcontacten moeten bijvoorbeeld aan elkaar worden geschakeld en alle snoertjes worden op maat gemaakt. Ook de programmering van het systeem en het testen heb ik van tevoren al gedaan. Daarmee voorkom je dat er nog van alles moet worden gewijzigd als de apparatuur al bij de klant staat. Pas toen dat allemaal in orde was, zijn we met de installatie aan de slag gegaan.”

Plezierige samenwerking

Inmiddels maakt het MCL al een tijd volop gebruik van het nieuwe systeem. Hoe bevalt het? Bruinsma: “Het werkt naar behoren.” Lachend: “Dat klinkt bescheiden, maar artsen verwachten gewoon dat dingen werken en dat is het geval.” De samenwerking met dB heeft hij als plezierig ervaren. “De lijnen waren kort en dB heeft goed geluisterd naar onze eisen en wensen. Die hebben ze omgezet naar een technisch goed product én de mogelijkheden die de ruimte biedt. Ook de installatie is vlot gegaan. Wat ik een groot pluspunt vind van dB is dat zo goed met ons hebben meegedacht. Ze hebben heel goed begrepen wat wij willen en waarom.”

Deel dit bericht