Het is dankzij corona razendsnel gegaan met videovergaderen. Zo snel zelfs dat er nog geen universele term voor is, gelet op veel gebruikte synoniemen als videoconferencing, beeldbellen en videobellen. Bij Gemeente Zwolle doen ze aan ‘hybride vergaderen’ met Teams als basis, maar dan wel in een heel professioneel jasje. Met dank aan dB audiovisueel.

Hybride vergaderen

Toen gedurende de pandemie steeds duidelijker werd dat thuiswerken en hybride vergaderen een blijvertje waren, ontstond ook bij Gemeente Zwolle de behoefte aan permanente, professionele en gebruiksvriendelijke voorzieningen voor videovergaderen. Volgens Erik van Eerten, Adviseur Facilitaire & Circulaire Economie van de gemeente, werd de implementatie door dB audiovisueel in 21 vergaderruimtes, verdeeld over 7 locaties, voorafgegaan door twee pilots. Erik: “We zijn in 2020 gestart met de inventarisatie om twee pilots te draaien met twee verschillende Yealink-systemen op de twee grootste locaties, namelijk het stadhuis en het stadskantoor. Gedurende fase 1 zijn de kleine en middelgrote vergaderruimtes ingericht, inclusief fractiekamers, sociale wijkteams en de gemeentewerf. Dat zijn allemaal ruimtes tot circa 16 personen.”

Videobar

“Daarna was het de beurt aan de grotere en complexere ruimtes, zoals de TAK-zaal en de Raadzaal. In deze fase, waarin we momenteel nog zitten, krijgen ook 3 van de 6 wethouderkamers faciliteiten voor videoconferencing. Teams is de basis voor de gemeente Zwolle en daarmee was dit ook de basisbehoefte voor de vergaderruimtes. Op aanraden van dB audiovisueel zijn daar professionele videosystemen van leverancier Yealink aan toegevoegd. Dan moet je denken aan een videobar met geïntegreerde camera, luidsprekers en microfoons. De bediening verloopt via een paneel met een simpel bedienbaar touch screen. Met een druk op de knop zit iedereen in de vergadering.”

Privacy-cap

Het paneel is onder meer voorzien van een aansluitingskabel voor een laptop, waarmee een presentatie direct kan worden gedeeld met alle deelnemers. De videobar kan met behulp van een speakertrack-systeem sprekers identificeren en van spreker naar spreker schakelen. Hetzelfde is mogelijk met groepen deelnemers middels group framing. Daarnaast kan ook voor handmatige bediening worden gekozen. Vrijwel alle ruimtes zijn bovendien van plafondmicrofoons voorzien. Om aanwezigen in de vergaderruimtes het ongemakkelijke gevoel te besparen dat ze bekeken worden terwijl de camera uit staat, is het systeem voorzien van een privacy-cap. Draait de camera wel, dan zijn thuiswerkende deelnemers zichtbaar op een groot presentatiescherm.

Gebruiksvriendelijk

Erik: “Dat kunnen uiteraard directe collega’s zijn, maar ook klanten, provinciale collega’s en inwoners. De provincie Overijssel heeft sinds kort trouwens een vergelijkbaar systeem, aangezien we een gezamenlijke aanbesteding hebben gedaan. In grotere vergaderruimtes wordt overigens met een stand-alone camera gewerkt die bovendien groter is. Die heeft een extra optische zoom waardoor ook mensen achterin de ruimte close in beeld kunnen worden gebracht. In deze ruimtes kan in de nabije toekomst eventueel ook worden gewerkt met Zoom en Cisco Webex. Onze housekeepers zijn allemaal opgeleid om eerstelijns support te kunnen bieden. Komen zij er niet uit, dan schiet dB audiovisueel te hulp. Het systeem is erg gebruiksvriendelijk, dus ze worden gelukkig niet platgebeld.”

Wil jij weten wat dB audiovisueel voor jouw organisatie kan betekenen, of wil je een demonstratie? Bel ons dan op 050-5257 777 of mail naar info@dbaudiovisueel.nl.