Begin 2019 won dB audiovisueel een aanbesteding door de gemeente Lelystad voor het geheel vernieuwen van de AV-installaties in de raads-, trouw- en vergaderzaal. Later werden daar voorzieningen aan toegevoegd voor ‘hybride’ raadsvergaderingen vanwege corona. Deels om de eigen IT-afdeling te ontlasten, zocht men geen pure leverancier maar een echte AV-partner. Tot onze eigen verrassing werd ook regievoering van raadsvergaderingen als aparte eis opgenomen.

Dunnere schermranden en geautomatiseerd stemmen

Nancy Mosterman is al zeven jaar griffier in Lelystad en was nauw betrokken bij de aanbesteding. Volgens Nancy waren er meerdere aanleidingen om de AV-systemen te upgraden. “AV- en andere systemen moeten sowieso met enige regelmaat worden vervangen. We hadden in de raadszaal al een tijd twee grote videowalls hangen die zijn opgebouwd uit negen losse schermen. Het stoorde ons dat de randen van die schermen zo dik waren, dat er bij moties en amendementen soms stukken regel of zelfs bedragen buiten het scherm vielen. Dat kon echt niet meer. Daarnaast wilden we al een tijdje van handmatig stemmen af vanwege de traagheid en foutgevoeligheid.”

Regie over de hele keten

In een later stadium werd daar de wens aan toegevoegd om de technische regievoering tijdens raadsvergaderingen uit te besteden. Nancy: “In de vorige situatie zat er ook altijd iemand van de AV-leverancier bij, maar de knoppen werden bediend door onze IT-collega’s. Omdat hun capaciteit in manuren al knelde, hebben we dit bij db audiovisueel neergelegd. Die regievoering omvat de hele keten, dus van een presentatie door een raadslid op zijn of haar eigen laptop tot en met de livestream bij online vergaderen. En wie kan dat nou beter dan de leverende partij zelf? Zij kennen de systemen als hun broekzak en zijn daardoor in staat proactief te werken en problemen vroegtijdig te signaleren. En op te lossen.”

Cameravolgsysteem en ID-card

Meewerkend Projectleider Mitch Kraay was onder meer blij met het project in Lelystad vanwege de vele systemen die moesten worden geïntegreerd. “Een raadsvergadering technisch in goede banen leiden is een uitdaging. Om het geluid te optimaliseren, hebben we om te beginnen een ronde speaker van Bosch geïnstalleerd die uit veertien losse speakers bestaat. Hierdoor is het geluid overal in de zaal optimaal. Verder werken we met een cameravolgsysteem zodat altijd de juiste persoon, doorgaans de spreker van dat moment, in beeld is. Die identificeert zich in de nieuwe situatie door een ID-card in de spreekpost te steken. Dit identificatiesysteem wordt tevens gebruikt voor de digitale stemmingen en om de spreektijden per fractie bij te houden.”

Koppeling met raadsinformatiesysteem

“Om vergader- en stemprocessen sneller te laten verlopen, hebben we de AV gekoppeld aan het raadsinformatiesysteem. Hierbij worden, althans bij openbare vergaderingen, ook automatisch metadata zoals deelnemers, agenda en onderwerpen gepresenteerd. Door die koppeling kunnen bovendien de resultaten van een stemming direct worden teruggekoppeld naar het raadsinformatiesysteem. Ook dat levert de gemeente de nodige tijdwinst op.” Deze koppeling komt overigens goed van pas bij videoconferencing, of livestreams, waar in de loop van dit jaar door corona behoefte aan ontstond. Dankzij het platform van StarLeaf kan dit ook in hybride vorm, dat wil zeggen dat er zowel raadsleden in de zaal als thuis aan een vergadering deelnemen.

De ‘randenproblematiek’, waar Nancy het over had, is eveneens opgelost door de randen terug te brengen van 3 cm naar 3 mm. Hierop is inmiddels ook de per fractie resterende spreektijd zichtbaar. En zonder dat er cruciale seconden van het scherm vallen…

Bel 050-5257 777 of mail naar info@dbaudiovisueel.nl voor meer informatie of een demonstratie.