Begin dit jaar verhuisde Certe Medische Diagnostiek en Advies haar ondersteunende diensten naar een nieuwe locatie in Groningen. dB audiovisueel mocht voor het vier verdiepingen tellende pand de audiovisuele apparatuur leveren; voor de inrichting koos Certe voor Interoffice. De samenwerking tussen de twee bedrijven, beide onderdeel van de Interwinngroep, leidde tot een geslaagde totaaloplossing.
Certe is gespecialiseerd in het leveren van integrale medische diagnostiek voor de eerste- en tweedelijns gezondheidszorg in Groningen, Friesland en Drenthe. Erik Blakborn, manager facilitaire dienst: “Wij onderzoeken lichaamseigen materiaal zoals bloed, urine en ontlasting en daarvoor verzorgen we ook de medische logistiek. We halen bijvoorbeeld monsters op bij de huisarts en brengen deze naar één van onze laboratoriumlocaties.” De organisatie beschikt over ruim honderd locaties, waaronder laboratoria, een magazijn en prikposten.
Volledig gestript
De ondersteunende diensten van Certe zijn per 1 februari van dit jaar gehuisvest in de nieuwe locatie. Eerst werd het voormalige advocaten- en notariskantoor zeven maanden lang verbouwd en verduurzaamd. Van binnen is het pand volledig gestript, vertelt Erik. “Vele muurtjes zijn weggehaald en het pand is opnieuw ingedeeld.” Voor de inrichting van het pand was Certe niet alleen op zoek naar passend kantoormeubilair, maar ook naar audiovisuele apparatuur om hybride te kunnen vergaderen. Er werden twee aparte offertetrajecten voor uitgezet. dB audiovisueel en Interoffice kwamen als beste uit de bus.
Audiovisuele apparatuur
dB audiovisueel mocht de ruim dertig vergader- en overlegruimtes in het pand voorzien van audiovisuele middelen. Het systeem moest vooral intuïtief zijn in gebruik. Ook moesten medewerkers eenvoudig hun telefoon, tablet of laptop kunnen inprikken. Een derde belangrijke eis was dat er verschillende platforms op het systeem moeten kunnen aanhaken. “Binnen onze organisatie maken we gebruik van Microsoft Teams, maar we vergaderen ook met externe partijen die bijvoorbeeld Zoom gebruiken,” legt Erik uit.
Productdemonstratie
Gosse Annema is accountmanager bij dB audiovisueel. “Als onderdeel van het offertetraject heb ik een productdemonstratie gegeven. Via een actieve videoverbinding met een collega op kantoor heb ik alle functionaliteiten van het systeem laten zien. Zo’n systeem moet je ervaren, dan komt het pas echt tot leven.” Erik is het met hem eens. “Die demo was voor ons inderdaad heel verhelderend. We zagen direct hoe gebruiksvriendelijk het systeem is. Dat gaf voor ons mede de doorslag om met dB audiovisueel in zee te gaan.”
Maatwerk
De vergaderruimtes in het nieuwe pand variëren sterk in grootte. Van kleine overlegruimtes voor vier personen tot een grote boardroom die plaats biedt aan zo’n veertien deelnemers. De audiovisuele apparatuur is daarop afgestemd. Gosse: “Afhankelijk van de grootte van de ruimte hebben we het type camera, de microfoons en de afmeting van het scherm bepaald. Zo hebben we in de boardroom een draaibare camera geïnstalleerd met een groot zoombereik. Op die manier komen ook mensen die wat verder van de camera af zitten goed in beeld. En om te garanderen dat iedereen goed verstaanbaar is, hebben we aan het plafond twee microfoons geplaatst.”
Uniformiteit en gebruiksgemak
Uniformiteit was voor Certe ook een belangrijk criterium. Gosse: “We hebben videoconferencingapparatuur van Yealink gebruikt. Zij bieden zeer gebruiksvriendelijke oplossingen die bediend worden via een tablet. In welke vergaderruimte je ook bent, de apparatuur werkt overal op dezelfde manier.” De bediening is bovendien heel intuïtief, vertelt hij. “Het systeem staat direct klaar voor gebruik. Dankzij bewegingsmelders licht het touchpaneel vanzelf op en gaat het scherm automatisch aan als je de vergader- of overlegruimte binnenkomt. Daarna is het gewoon een kwestie van deelnemers selecteren, waarna de online vergadering van start gaat. Zo simpel is het. Het systeem biedt volledige Teams-integratie, maar ook gebruikers van andere platforms kunnen eenvoudig inbellen. Daar hebben we extra software voor geleverd.”
Complete projectinrichting
De inrichting van het kantoor mocht Interoffice voor haar rekening nemen. Het ging om het volledig inrichten van alle vier de verdiepingen met divers meubilair voor de entree, het bedrijfsrestaurant en werkcafé, de verschillende werkplekken, vergaderkamers en pantry-inrichting en verdere aankleding van de nieuwe werkomgeving van Certe. Diverse vormen van (samen)werken, ontmoeten en presenteren worden hierbij optimaal gefaciliteerd, vertelt Richard Bouman, commercieel directeur bij Interoffice. “Voor (video)bellen, afstemming en concentratie zijn speciaal daarvoor ingerichte ruimtes gecreëerd. De toegepaste kleurstellingen met elk een eigen sfeer ondersteunen de activiteiten die in de verschillende zones gedaan worden”.
Eenduidige uitstraling
Erik Blakborn vertelt over de wensen die Certe had voor de inrichting. “De meeste medewerkers hebben in ons nieuwe pand geen eigen werkplek, dus we wilden flexibele bureaus die eenvoudig in hoogte verstelbaar zijn. Ook faciliteiten als dubbele monitoren, het kunnen opladen van devices op de werkplek en het netjes en veilig wegwerken van bekabeling waren belangrijke punten voor de nieuwe werkplekken. En niet te vergeten een eenduidige uitstraling. In Interoffice vonden we een partij die ons daarin kon adviseren en dat alles compleet voor ons kon leveren en plaatsen.”
Duurzaamheid
De facilitair manager van Certe vervolgt: “Daarnaast zochten we naar een stukje duurzaamheid in het productassortiment. Interoffice heeft daarin goed met ons meegedacht. Bestaande werkplekken zijn deels gerefurbished naar nieuwe zit-/stawerkplekken en oude bureaubladen zijn weer hergebruikt voor nieuwe producten. Een slimme en duurzame oplossing!” Ook is er aandacht besteed aan de akoestiek. Op wanden en tussen de bureaus zijn akoestische panelen geplaatst. Erik: “Zelfs op de wanden met visuals zijn achter de foto’s geluiddempende materialen aangebracht.”
Lokaal en duurzaam geproduceerd
Richard Bouman van Interoffice: “Omdat circulariteit voor Certe erg belangrijk is, hebben wij tijdens de productselectie bewust gekozen voor samenwerking met onder andere onze fabrikant Vepa the furniture factory. Met fabrieken in Hoogeveen en Emmen staat Vepa garant voor 100% Nederlands en duurzaam meubilair. In het nieuwe kantoor van Certe hebben we diverse producten toegepast van gerecyclede PET-flessen. De keuze om gebruik te maken van dit materiaal voor de fauteuils, krukken en verlichtingsarmaturen in dit project is niet alleen goed voor het milieu, het ziet er ook prachtig uit. Een bijkomende positieve eigenschap is het geluidsabsorberende vermogen. En dat ze dichtbij, in de regio zijn gemaakt, dat is pas duurzaam!”
Krachten gebundeld
In het verleden werkten dB audiovisueel en Interoffice ook al zo nu en dan samen, maar dit was de eerste coproductie van de twee bedrijven, sinds ze tot één organisatie behoren. Volgens Gosse Annema van dB audiovisueel is de samenwerking succesvol verlopen. “In dit project hebben we echt onze krachten gebundeld. Zo hebben we de planning nauwkeurig op elkaar afgestemd, waardoor we efficiënter konden werken. Certe vertelde ons achteraf dat ze de mensen van de installatie eigenlijk niet gezien of gehoord hebben. Dat is toch het beste compliment dat je kunt krijgen?”
Sterke samenwerking
Ook Richard Bouman van Interoffice blikt positief terug op het project. “Het was prettig samenwerken met de collega’s van dB audiovisueel en zeker ook met de medewerkers van de facilitaire dienst en inkoop van Certe. Het is gelukt om zo samen een plezierige en duurzame werkomgeving te realiseren voor de medewerkers van Certe. Daar doen we het tenslotte voor!”
Positieve reacties
Dat kan Erik Blakborn van Certe alleen maar beamen: “We krijgen veel positieve reacties van collega’s. Zowel over de inrichting als over de audiovisuele apparatuur. Die is zo intuïtief en gebruiksvriendelijk, dat we inmiddels ook op onze andere locaties zo’n systeem hebben geïnstalleerd. De samenwerking met dB audiovisueel en Interoffice heb ik als erg prettig ervaren. Beide bedrijven denken actief mee en komen met goede oplossingen. We zijn dan ook zeer tevreden met het eindresultaat.”
